管理防差錯：如何提升倉庫帳物的一致性
原創(chuàng)資料分享者：成都華標(biāo)企管 蔣良君
提升倉庫賬物一致性，除了日常進出庫認(rèn)真清點物料外，其次則是倉管需做好日常自主盤點，為督促倉管做好自主盤點，企業(yè)可建立定期抽查制度（見范例）。例：由PMC部門的人員，每月定期對倉庫的每類物料抽查三筆，查庫存實物數(shù)量與帳本（電腦系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)）相核對。依抽查的結(jié)果計算帳物一致率，每個倉管的帳物一致率，作為月績效考核的一部分。
筆者曾見過個別的倉管員監(jiān)守自盜或工作不負(fù)責(zé)。
A.倉管是負(fù)責(zé)小五金件，他將采購的銅零件進貨后少作帳，將銅零件以合理的方式盜出廠外，查倉管帳面與在庫數(shù)是一致的，物料不知哪里去了，只好再采購。
B.倉管負(fù)責(zé)外發(fā)五金件電鍍、噴粉，某零件4月底結(jié)存數(shù)為35527 PCS，5月期初數(shù)量為11660，這2萬多個零件到哪里去了呢 ？
為料防止出現(xiàn)以上的現(xiàn)象，企業(yè)可指派人員定期抽查，具體方法是：
1)首先抽查倉庫某物料的上月結(jié)存數(shù)量、當(dāng)月期初數(shù)量。若兩者不一致，應(yīng)要求倉管提出合理解釋。
2)查月初到截止抽查日“進庫”的原始單據(jù)，計算累計數(shù)量。（含生產(chǎn)部門的良品退庫）
3)查截止抽查日的“出庫”原始單據(jù)，計算累計數(shù)量。
4)（上月結(jié)存+當(dāng)月進庫）-當(dāng)月出庫=應(yīng)有庫存數(shù)量
5)查在庫的實物數(shù)量
6)用“實物數(shù)量”與“應(yīng)有庫存數(shù)量”相核對，若差異超出公司規(guī)定的差異數(shù)，則要求倉管提出合理解釋。
7)若不能提出合理的解釋，則該倉管應(yīng)負(fù)失職責(zé)任，按公司規(guī)定給予處罰。
制度范例：
倉庫帳物抽查規(guī)范
一、帳物抽查的目的：為確保倉庫帳物數(shù)據(jù)的一致性，特制定本制度。
二、帳物抽查的范圍：原材料、半成品、成品、包裝件。
三、帳物抽查的定義
在一定的日期范圍內(nèi)，針對既定的抽查對象及批數(shù)之帳目數(shù)與實物數(shù)的核對過程。
四、帳物抽查內(nèi)容
為增強抽查效果的客觀性，主要采用交叉稽核。
1、鐵料-------------------------------------------------書針原材料
2、電鍍件----------------------------------------------烤漆件
3、小五金----------------------------------------------包裝件
4、日星塑膠件----------------------------------------億慶豐塑料膠件
5、五金沖壓粗坯-------------------------------------工具、模具、配件
6、成品、塑膠、-------------------------------------其他類
五、帳物抽查的作業(yè)步驟:
1、抽查時間規(guī)定在月底列印報表后，依報表數(shù)據(jù)隨機抽查3款實物數(shù)與帳面數(shù),電腦數(shù)核對,其差異反映到《倉庫課帳物一致性抽查統(tǒng)計表》中。
2、實物抽查小組為以上實物管理人員
3、帳物差異原因之分析,填報為各實物保管者;
4、對各實物盤點差異的由各倉管填寫《盤點差異調(diào)帳申請單》進行申報，獲批準(zhǔn)后才可進行更改臺帳和電腦帳。
5、在抽查的過程中還應(yīng)抽查各倉管是否有遵循“行進先出”的原則；
6、匯總、統(tǒng)計報表由倉庫副主任負(fù)責(zé)。
7、對差異率有如下規(guī)定:
①、帳帳差異率100%為正常；
②、帳實差異率有兩種:
A、大件電鍍件、烤漆件、彩盒、塑膠件、鐵料/鐵絲、塑膠料、紙箱等小件物料允許小于或等于1%；
B、小件電鍍件、小五金、等 小件物料允許小于或等于3%；
③、帳帳或帳實差異其中有一項不符（差異率大于規(guī)定差異比率），則此款物料為不符合。
六、使用表單：
《倉庫課帳物一致性抽查統(tǒng)計表》、《帳物差異調(diào)帳申請單》、《帳物一致率匯總報表》。
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