如何管理好企業(yè)內(nèi)比較分散的備件？
文 ▏成都華標(biāo)企管 首席顧問 蔣良君
群友問：
我們公司有很多設(shè)備要管理，而且分散在多個分公司，但企業(yè)管理系統(tǒng)當(dāng)時開發(fā)的時候沒有設(shè)備管理的模塊，現(xiàn)在只能有各分公司的專人要管理，但時常出現(xiàn)這些用品數(shù)量有出入的問題，導(dǎo)致隔一段時間就需要進(jìn)行長時間的核對，有沒有什么方法可以有效管理這些設(shè)備的備品備件呢？
蔣良君答：
你的主要問題是多個分公司，對設(shè)備備品備件的數(shù)量，存在帳物不符，或帳與帳不符，這個數(shù)量的差異，通常易出問題的環(huán)節(jié)是入庫、領(lǐng)用、分公司車間級的臨時儲存?zhèn)浼?、備件更換。
1.首先，你要診斷下你的出入庫管理是否存在漏洞。零部件入庫，除了收貨員外，最好有人監(jiān)督抽查入庫備品備件的數(shù)量和質(zhì)量驗(yàn)收。
2.對于公司（一級庫）、分公司（二級庫）的備品備件庫，你要檢查下，是否有落實(shí)及時、正確記錄物品出入庫的數(shù)據(jù)？是否落實(shí)日常循環(huán)盤點(diǎn)？是否有人定期去庫房抽查數(shù)量？
3.對于分公司下面的車間（三級庫），是否存在小的備件庫或方便車間現(xiàn)場用的備件，若有，你則應(yīng)設(shè)計(jì)一個備品備件統(tǒng)計(jì)表（你若沒有可找我提供），要求各分公司必須把車間級的備件數(shù)量管起來，分公司管物的數(shù)量，實(shí)際物品由車間管理，但也必須嚴(yán)格按備件出入庫制度管理。提示：1 對車間級的備件，分公司設(shè)備管理部門也應(yīng)每月進(jìn)行抽查，以督促車間能做好備件的數(shù)量管理。2 若有修復(fù)可再用的備件配件，也應(yīng)登記，但必須注明是修復(fù)件。
4.對于維護(hù)、維修、定期換件所需的新備件，在更換時，必須由設(shè)備使用單位的人員確認(rèn)備件更換數(shù)量，更換下來的舊品，也必須進(jìn)行登記（以便好核對出庫的新品與舊品數(shù)量的真實(shí)性）。
5.你目前還沒有用軟件進(jìn)行備品備件管理，先可用好EXCEL，若你公司的網(wǎng)絡(luò)有聯(lián)網(wǎng)，則可設(shè)置一個共享文件夾，并設(shè)置好文檔密碼（非本人不可編輯），這樣，也方便公司層能隨時查閱。
6.要求各分公司必須確保賬物相符，帳帳相符，每周輪流核對。發(fā)現(xiàn)異常時，可按公司的管理程序進(jìn)行調(diào)帳。
7.所有的備品備件，一個物品，必須確保其編碼的唯一性。（非常重要）
作為公司，若要管控好全公司及各分公司的備件，還是建議你在原系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加備件管理的專用模塊，若需要另外購買備件管理模塊，你應(yīng)考慮到數(shù)據(jù)庫的接口。
以上幾個環(huán)節(jié)，你還必須有相應(yīng)的管理制度，核心的是考核辦法，應(yīng)具體寫明，不按要求執(zhí)行的應(yīng)如何考核。要有執(zhí)行、有檢查、還要有人監(jiān)督檢查者是否按要求的時間做好了檢查工作。
提問者評價：非常感謝，提供了不錯的思路！
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